準確而全面理解電子文件的內涵和外延,是對其展開科學管理的前提。理解電子文件的概念,最重要的字眼在“文件”而非 “電子”上。國際標準ISO 15489—1: 2001《信息與文獻文件管理第1部分: 通則》(已被采納為國家標準GB/T 26162. 1—...[繼續閱讀]

    (1)信息的非人工識讀性電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數字代碼,即人無法直接識讀和理解的經過復雜編碼的 “比特”。此外,數字信息在傳輸、存儲中有時會經過壓縮、加密等處理。只有通過計算機特定的程序...[繼續閱讀]

    關于文件的構成要素,國際文件、檔案管理領域有多種觀點。其中被廣為接受的是國際檔案理事會電子文件委員會于1997年在《電子文件管理指南》中提出的文件三要素觀,即文件由內容 (content)、結構 (structure) 和背景 (context) 三要素構...[繼續閱讀]

    電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的、不可割裂的運動過程,這個過程被稱為電子文件生命周期 (life cycle)。電子文件生命周期可以根據文件的功能和價值形態的變化劃分為若干階段,如現行期、半現行期、非現行期。不...[繼續閱讀]

    按信息表現形態,電子文件可以分為文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、數據文件和多媒體文件等。隨著計算機技術的不斷發展,不同類型文件之間的融合存儲現象也越來越多,文件類型之間的界線日益模糊。比如...[繼續閱讀]

    計算機文件是為操作系統所知的、已命名的、有序的字節序列,是計算機操作系統管理信息的基本單位,如2G的電影、一份空白的.doc文檔都是計算機文件的形式。計算機文件和電子文件是兩個角度、兩個專業領域的術語,不能將兩者等...[繼續閱讀]

    在我國文件、檔案管理領域,對于文件有兩種理解: 一種是狹義的理解,也稱為“小文件觀”,即“文件”特指還在業務活動過程中的業務記錄,而歸檔之后的文件則被稱為 “檔案”,這種觀點在實際工作中比較普及,甚至在有些單位,“文...[繼續閱讀]

    (1) 電子文件是信息社會交往的基本工具人類在開展社會交往、實踐活動的過程中,需要進行信息的傳遞。文件不是零碎的信息片段,而是完整的業務憑證; 不是任意剪輯的信息,而是業務過程和結果的真實記錄?？梢哉f,離開了電子文件...[繼續閱讀]

    我國順應信息時代證據形式的發展趨勢,通過法律法規的制定與更新,為電子文件法律證據地位的確立提供了依據,主要見于 《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》、《中華人民...[繼續閱讀]

    根據 《電子文件管理暫行辦法》,電子文件管理的基本目標是維護電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。(1) 真實性文件的真實性表現在兩個方面: 一是文件在形成過程中的真實,即某一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務...[繼續閱讀]